株式会社INQ様は、スタートアップの資金調達支援、補助金の代理申請をされています。年間200社超・13億円超の資金調達をサポートされています。
ご依頼の背景は、コロナウイルスの影響による「コンテンツグローバル需要創出促進事業費補助金」でした。
これはコロナウイルスにより延期または中止した公演の費用を助成する制度です。
この制度の申請が月間で数十～数百件あり、
この補助金申請を自動化したいとご相談をいただきました。
申請にあたり、１申請ごとにサポートセンターが
必要なExcelとPDFファイルを取りまとめ、
フォルダーに格納するフローとなっていました。
以前はこのExcelとPDFから、手作業でシステムへのデータ入力をしていました。
必要な情報が各ファイルに散在しているため、
１件あたり数時間かかる作業になっていました。
データが散在していると、入力作業・チェック作業ともに煩雑になり、
非常に時間がかかります。
そこで、申請に必要な情報を一つのインプットファイルにまとめることにしました。
ロボット１は、複数のExcelファイルから必要な情報を抽出し、
インプットファイルとして一元化する作業を行います。
その後、インプットファイルの内容を業務担当者がチェックし、
内容に問題がないことを確認します。
ロボット２では、インプットファイルの内容に沿って、
補助金申請システム「J-LODlive」に申請データを登録していきます。
１申請（１レコード）毎に、データ登録処理の成功/失敗をロボット自身で
検知する仕組みにしているので、運用しやすい安定したロボットにできました。
年間でおよそ3840時間、960万円の削減効果がありました。
マンパワーの掛かっていた申請書類の取りまとめ、
データの反復入力を自動化でき、効果的なロボットの活用ができました。
さらに、補助金申請のような期間限定の業務の場合、
これまでアルバイトを雇用したり、外部委託して増員する企業が多かったと思います。
これからは、採用以外にもロボットへ業務委託するという選択肢があります。
ロボットを活用する方がコストを安く抑えられ、
なおかつ膨大な業務量に対応することができます。
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