95%の書類はDXできていない

ジドウカの佐藤です。

今回は、ドキュメント(書類)のDXについて触れていきます。

ドキュメントに関する主な業務は

①データ入力

②申請

③受理

④承認または否認

⑤データ連携/転記

⑥申請内容の確認

⑦ドキュメントの管理

があり、意外と時間のかかるものです。

ドキュメントに関する業務を改善するだけで、労働時間をぐっと減らすこともできます。

では、さっそく具体的な方法をご紹介していきます。

●ドキュメントをなくす(非ドキュメント化)

いきなりですが、最も効果的な方法は「ドキュメントをなくすこと」です。

業務の効率化にあたり、「本当にドキュメント化する必要があるのか?」という意識を持つことは、とても大事です。

ドキュメントのおもな役割は、社外との情報共有です。社内向けの業務であれば、ドキュメントは不要なことが多いのです。

たとえば、経費申請や稟議といった社内文書は、非ドキュメント化できるいい例。

ドキュメントがなくても、申請フローがあればいいのです。申請フローを作る方法は色々ありますが、

Slackを使えば、申請フローを簡単に作成できます。申請したら、受理側にプッシュ通知が届き、

承認までの時間を短縮できます。

さらに、入力したデータはデータベース化されるので、後からカンタンに確認することができます。

画像
https://d34u8crftukxnk.cloudfront.net/slackpress/prod/sites/6/2019-10_Haughey_WorkflowBuilder_EN_Travel.ja-JP.gif

画像
非ドキュメント化の効果

つまり非ドキュメント化することで、

①データ入力

②申請

④承認または否認⑥申請内容の確認 これらを省力化できます。

さらに

③受理

⑤データ連携/転記

⑦ドキュメントの管理

これらは業務の必要がなくなります。

いい事尽くめですね!

社内向けのドキュメントが残っている会社は、ぜひチャレンジしてみてください。

弊社でも業務改善のサポートをしております。

●データを集約する

①Googleシート

Excelはなんでも出来る便利ツールですが、データが分散してしまうデメリットがあります。

社内で「あのファイルどこにあったっけ?」だったり

「このファイル最新版?」のような声が頻繁に聞こえる場合は、要注意。

業務が効率化できていないサインです。

複数人で同じデータを扱う場合は、クラウド型のGoogleシートの方が適しています。

Googleスプレッドシートはこう使う〜クラウド型の表計算アプリで業務スピードを爆速改善! | MakeLeaps

②Googleフォーム

Googleフォームは、アンケートを作り、URLを共有することで、ユーザーにデータ入力してもらうことができます。

さらに、入力されたデータはGoogleシートとして即データベース化されます。

データ収集の強い味方。無料かつ手軽で、とてもオススメです。

【2022年最新版】Googleフォームの使い方完全ガイド

●データ入力漏れを防ぐ

ユーザーのデータ入力漏れでお困りの方は、こちらの方法を試してみてください。

①データ入力列を固定する

画像
(左)入力列が4列あり、入力漏れを起こしやすいドキュメント
(右)入力列が1列のみで、入力漏れを起こしにくいドキュメント

上の画像の左が悪い例、右はいい例です。

左は入力列が4列あり、見づらいです。

右は1列のみで、どこに何を書けばいいか一目瞭然ですね。

この場合、右の方が圧倒的に入力漏れが少なくなります。

この例は極端ではありますが、データ入力列は2列以下が望ましいです。

経験上、3列以上になると入力漏れが起こりやすくなります。

②データ入力シートを作成する

ユーザーに大量のデータを入力してもらう必要があるなら、データ入力専用のシートを作成するのがオススメです。

この方法であればユーザーは「B列を埋めればいいんだ」と直感的に理解でき、入力漏れが減ります。

この方法は、KVS(KeyValue-Store)というデータベースの格納方式を元にしており、

エンジニアがよく使う手法です。ITシステムとの連携がしやすくなることも特徴です。

ユーザーは入力シートのB列のみ埋めればよく、入力漏れが起こりづらくなる。

③Excelの機能を使う

Excelの入力規則や条件付き書式を使って、入力漏れを減らすことも効果的です。

また、2021年に追加された「Power Query」を使えば、Excel業務をスマートにこなすことができます。

Power Queryを一言で言うと、複数のExcelファイル・外部データと連携して、データ収集を自動化できる機能です。

こちらのサイトが分かりやすいので、参考にしてみてください。

PowerQuery(パワークエリ)は超簡単!基本(複数のエクセルデータを自動読み込み、データ変換編) | ノート | Andnote

●印鑑はやめよう

当たり前ですが、印鑑はもうやめましょう。印鑑は、百害あって一利なしです。

電子印鑑ではなく、クラウドサインやDocusignのような電子契約サービスを導入する方がよいです。

●元号もやめよう

元号は文化としては素晴らしいですが、印鑑同様、ビジネス向きではありません。

ビジネス文書は西暦に統一しましょう。

いかがでしたでしょうか。ジドウカでは業務の効率化・自動化・業務デザインに関するコンサルティングを実施しています。

ぜひお気軽にご相談ください。

よろしくお願いいたします。

株式会社ジドウカ 代表取締役 業務/ITコンサルタント ITジャーナリスト

佐藤 優志(さとう ゆうし)

エンジニアやコンサルタントとしての活動を経て、2020年株式会社ジドウカを設立
「業務効率化でDXを推進し、企業の競争力強化をする」
「デザイン思考で職場の心理的安全性を向上させ、日本の職場環境をより快適にする」
というモットーを持つ。

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