ジドウカの佐藤です。

突然ですが、タスク管理やってますか？

プロジェクト型の業務はWBSを導入することが多いですが、

実は普段の業務でもタスク管理すると、すごい効果があります。

今回はタスク管理のすごい効果についてご説明します。

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・タスク管理とは

タスク管理とは「タスクを分類し、共有すること」です。

これまでのタスク管理は「タスクを分類したり、割り振ったりすること」と捉えられてきました。

しかし、これからのデジタル時代では「共有すること」が大事になってきます。

テレワークで部下が何をしているのか分からない、と感じたことはありませんか？

タスクを共有することでどんなメリットがあるのか、

どんな注意点があるのか、解説します。

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・タスク管理の効果

タスク管理を行うことで、このような効果があります。

【個人でのメリット】

・タスクの全貌を可視化することで、抜け漏れが減る

・可視化により、業務の計画を立てやすい

・業務の計画があるから、業務の質が向上する

・実行順序が明確になり、マルチタスク状態を解消できる

・集中度が上がる

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【チームでのメリット】

・管理者がメンバーの業務負荷を把握できる

・管理者のタスクの割り振り判断が正確になる

・他メンバーがタスクを知ることで、業務上のコミュニケーションの質が向上する

・メンバー間でお互いのタスクを理解することで、相互理解に繋がる

・タスクを共有することで、思わぬアドバイスをもらえることも

いかがでしょうか。

絶大な効果があることがお分かり頂けたでしょうか。

ただし、注意点もあります。

タスク共有は管理者には歓迎されますが、メンバーには歓迎されません。

今まで以上に仕事の進め方や、仕事のスピードがはっきりと分かるので、警戒してしまうメンバーもいるのです。

管理者が常にタスクを把握することで、プレッシャーを感じるメンバーもいます。

管理者は、口を出したい気持ちをぐっと堪え、メンバーの仕事の進め方や、仕事のスピードについて口を出し過ぎないことが重要です。

仕事には余白も必要なのです。

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・分類のしかた

さて、タスク管理は「タスクを分類し、共有すること」と述べましたが、

分類には、いくつかパターンが存在します。

今回は3つ、5つ、7つに分類する方法をそれぞれご紹介します。

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３分類：①未着手②対応中③完了

５分類：①未着手②次に対応③対応中④随時⑤完了

７分類：①未着手②次に対応③自対応中④他対応中⑤随時⑥完了⑦トリガー

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まずは、手軽に始められる5分類がオススメです。

もっと細かく分類したい管理者や経営者の方は、７分類がオススメです。

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・弊社ジドウカのタスク管理方法

こんな感じで、Notionでタスクを分類し、全メンバーのタスクを共有しています。

私は7つに分類する方法を取り入れてます。

納期のあるプロジェクト型のタスクに関しては、WBSを作成しています。

こちらはサンプルですが、WBSはクライアントと社内メンバーに共有されており、進行状況が一目瞭然です。

Notionでタスク管理・WBSを管理し、Googleカレンダーでスケジュール管理する環境となっています。

余談ですが、Slackにミーティング設定URLを記載して、事前相談なしで、いつでもMTGを入れていいルールにしてます。

社内外問わずです。スケジュール調整の時間は無駄なので、無駄な業務が生まれない仕組み作りを徹底してます。

いかがでしょうか。

タスク管理の効果をお分かり頂けたでしょうか。

次回は、具体的なタスク管理のアプリケーションや環境構築について触れていきます。

ご覧いただき、ありがとうございました。